Agent Bureau d'Ordre

Entreprise :

L'Hôpital Universitaire International de Rabat (HUIR), affilié à l'Université Internationale de Rabat (UIR), est un nouveau centre hospitalo-universitaire qui ouvrira ses portes prochainement. Ce centre d'excellence proposera une quarantaine de spécialités médicales et chirurgicales, équipées d'un plateau biomédical de dernière génération. Avec une capacité d'accueil de 450 lits et places, cet hôpital futuriste représente un investissement d'environ 2 milliards de dirhams et emploiera à terme plus de 1 200 salariés.

• Nous vous offrons un environnement de travail bienveillant et attentif où les collaborateurs sont au cœur de l'action. Vous y trouverez des opportunités d'épanouissement professionnel et personnel, avec des possibilités de développement professionnel et de formation continue pour améliorer vos compétences et progresser dans votre carrière.
• Vous aurez la possibilité de participer à des projets innovants au sein d'un établissement de santé de renommée. Vous pourrez contribuer à des initiatives qui façonnent l'avenir de la médecine et des soins de santé au Maroc
• Vous travaillerez dans un environnement moderne, équipé des dernières technologies digitales, stimulant et collaboratif, où la bienveillance et le soutien mutuel sont au cœur de nos valeurs. Vous bénéficierez d'espaces de travail modernes, flexibles et complètement digitaux, ainsi que d'une culture d'entreprise dynamique, humaine et collaborative.
• De plus, vous aurez l'occasion de participer à des événements d'entreprise, des team buildings et des célébrations régulières pour célébrer vos réussites et contributions.

Rejoignez-nous et contribuez à la mission de l'Hôpital Universitaire International de Rabat !

Poste :

Nous recherchons un(e) Agent bureau d’ordre expérimenté(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre Direction Administrative et Financière à l’HUIR. 

Mission principale : L’agent bureau d’ordre est chargé de la réception, de l’enregistrement, de la distribution et de l’expédition du courrier et des documents administratifs.
L’agent assure la traçabilité, la diffusion et la conservation des documents entrants et sortants de la structure.

Responsabilités :

Gestion du courrier entrant
• Réceptionner le courrier postal et les factures.
• Enregistrer les courriers dans le registre ou le logiciel dédié (numérisation, indexation, classement).
• Identifier les destinataires et assurer la diffusion interne.
• Veiller au respect des circuits de validation.

Gestion du courrier sortant
• Collecter le courrier auprès des services.
• Vérifier la conformité des envois (signature, pièces jointes, adresses).
• Enregistrer les courriers sortants et assurer leur expédition (poste, messagerie, courriel officiel).
• Tenir à jour les registres correspondants.

Accueil et information
• Réceptionner les documents remis sur place (demandes, dossiers, formulaires).
• Transmettre les informations ou dossiers aux services concernés.

Classement et archivage
• Classer et archiver les documents conformément aux procédures internes.
• Participer à la préparation des versements aux archives.
• Veiller à la confidentialité et à la sécurité des documents.

Profil recherché :

Compétences requises :

Savoirs :
• Connaissance des circuits administratifs et des règles de correspondance.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels de gestion du courrier.
• Notions de classement et d’archivage.

Savoir-faire :
• Enregistrer, trier et diffuser efficacement les documents.
• Respecter les délais de transmission et les procédures internes.
• Accueillir et informer avec courtoisie et professionnalisme.

Savoir-être :
• Rigueur, discrétion, sens de l’organisation.
• Esprit d’équipe et sens du service public.
• Réactivité et autonomie.

Profil souhaité :
• Bac+2 ou 3 ou équivalent (secrétariat, gestion administrative).
• Plus de 5 ans d’expérience souhaitée dans un poste similaire.
• Bonne présentation et aisance relationnelle.