Event & Sales Coordinator - SHBM

Entreprise :

L’Université Mohammed VI Polytechnique est une institution orientée vers la recherche et l’innovation et tournée vers l’Afrique, qui ambitionne de se placer parmi les universités mondialement reconnues dans ces domaines.

Située dans la commune de Benguerir, à proximité de Marrakech, et logée au cœur de la Ville Verte Mohammed VI, l’Université Mohammed VI Polytechnique ambitionne de rayonner à l’échelle nationale, continentale et internationale.

Ayant pour mission principale le développement du savoir, de la science et de la technologie, l’Université s’est fixée de grandes ambitions.

• Développer des compétences et du savoir
• Donner naissance à une nouvelle génération de leaders compétents
• Promouvoir la recherche 
• Partager les valeurs de responsabilité sociale et de développement durable
• Développer des partenariats durables

Notre jeune université construit un réseau académique international de renom et souhaite s’appuyer sur un corps enseignants-chercheurs de très haut niveau. Elle offre d’ores et déjà un cadre de vie et d’étude de grande qualité grâce à ses infrastructures de pointe.

A propos de la SHBM

Fondée en 2020, la School of Hospitality Business and Management (SHBM) de l'UM6P à Benguerir, au Maroc, propose un bachelor en Hospitality Business & Management mondialement reconnu, accrédité par le ministère marocain de l'Enseignement supérieur et certifié par l'École hôtelière de Lausanne (EHL). En mettant l'accent sur l'innovation, la durabilité et l'esprit d'entreprise, la SHBM prépare les futurs leaders à conduire des changements positifs dans l'industrie mondiale de l'hôtellerie et des affaires.

Poste :

A propos du poste

Le coordinateur des événements et des ventes joue un rôle clé au sein du département des événements de la SHBM, en contribuant à la coordination et à la documentation des événements et des opérations de restauration. En tant que membre d'une équipe collaborative et interfonctionnelle, vous contribuerez à la planification et à l'exécution harmonieuses des événements institutionnels et académiques de la SHBM. Vous aiderez également à renforcer les processus internes et contribuerez aux flux de travail qui améliorent la communication, rationalisent les opérations grâce à l'automatisation et favorisent la collaboration entre les départements sur la base de données. Ce rôle met l'accent sur l'efficacité, la durabilité des processus et le travail d'équipe, en aidant à construire des systèmes durables qui optimisent les ressources et renforcent l'expérience collective de la communauté en matière d'événements et de restauration.

Principales responsabilités

Coordination des événements et soutien aux départements :

• Soutenir le développement et la mise à jour de rétroplannings détaillés et de check-lists opérationnelles pour les événements institutionnels et académiques de la SHBM (onboarding, graduation, journées d'orientation, etc.), en collaboration avec les parties prenantes internes.
• Contribuer à la coordination logistique et opérationnelle, en veillant à l'alignement avec tous les départements concernés.
• Préparer et tenir à jour la documentation de l'événement, les briefings et les débriefings en utilisant les modèles établis par le département.
• Mettre à jour et organiser les données et la documentation de l'événement sur ClickUp et les outils numériques partagés pour assurer la transparence et la traçabilité.
• Soutenir l'automatisation et l'optimisation des flux de travail récurrents (rappels de tâches, mises à jour de la documentation, suivis).
• Contribuer à la collecte et à la consolidation des données de performance pour soutenir le suivi des indicateurs clés de performance et l'amélioration continue.

Opérations de restauration et de vente

• Coordonner et suivre les réservations, les demandes de renseignements et les demandes internes liées aux activités F&B de SHBM (banquets, buffets, restaurants).
• Préparer et suivre les BEO, les confirmations et la facturation interne en collaboration avec les équipes F&B et Finance.
• Maintenir un registre clair des réservations et des données sur les clients.
• Participer aux réunions de coordination et de retour d'information, en apportant des informations sur les activités de restauration et de vente afin de renforcer la collaboration entre les départements.

Profil et compétences

• Collaboratif et communicatif - Vous aimez mettre les gens en relation et faciliter la coordination.
• Structuré(e) et soucieux(se) du détail - Vous veillez à la clarté et à la précision des suivis et de la documentation.
• Compétence numérique - Vous êtes à l'aise avec les outils de gestion de projet (ClickUp, Airtable, Google Sheets).
• Analytique et respectueux des données - Vous êtes capable d'organiser, d'interpréter et de communiquer des informations opérationnelles clés.
• Soucieux de l'hospitalité - Vous appréciez la qualité du service, le travail d'équipe et le professionnalisme.
• Soucieux des processus - Vous pensez en termes d'optimisation, de cohérence et de continuité.

Outils et systèmes

• Formulaire type / Microsoft Forms - collecte de données et de commentaires.
• Canva / PowerPoint - mise en forme des documents et des propositions.
• Outils d'automatisation - ClickUp Automations, Zapier (utile).

Profil recherché :

Exigences

Formation : Bac +3 à Bac +5 en hôtellerie, gestion d'événements, commerce ou marketing.
 

Expérience : 1 à 3 ans dans la coordination d'événements, les opérations de restauration ou le soutien de projets administratifs, avec une affinité pour l'organisation des données, les outils numériques et la gestion de projets collaboratifs.
 

Langues : Maîtrise de l'anglais et du français (à l'oral et à l'écrit).
 

État d'esprit : Collaboratif, débrouillard, curieux de technologie et axé sur la recherche de solutions.