Introduction au poste
Assurer le soutien administratif, organisationnel et opérationnel nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise ou du département. L’assistant(e) contribue à la fluidité de la communication interne et externe ainsi qu’à la gestion efficace des tâches quotidiennes.
Votre rôle
1. Administration générale:– Gestion des appels téléphoniques et des e-mails.– Accueil physique des visiteurs et des partenaires.– Rédaction, mise en forme et suivi de documents (courriers, notes, rapports, tableaux, etc.).– Gestion du courrier entrant et sortant.2. Organisation et coordination:– Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.– Préparation des salles de réunion et des supports nécessaires.– Suivi des agendas et des plannings.3. Gestion administrative et comptable légère:– Classement et archivage, en version physique et digitale.– Suivi basique des factures, bons de commande et notes de frais (le cas échéant).– Mise à jour de tableaux Excel et d’outils internes.4. Support opérationnel:– Assistance aux équipes dans les projets : collecte d’informations et préparation de dossiers.– Interface avec les fournisseurs, clients et prestataires.– Mise à jour des bases de données, CRM et fichiers internes.5. Tâches transverses:– Contribution à l’amélioration continue des procédures internes.– Respect des standards de confidentialité, de professionnalisme et de qualité.
Vos qualifications
– Bac +2 minimum en gestion, administration ou assistanat.– Une première expérience réussie en assistanat est un atout.– Présentation soignée et attitude professionnelle.Compétences techniques:– Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).– Aisance rédactionnelle en français (anglais apprécié selon les besoins).– Bonne compréhension des processus administratifs.Compétences comportementales:– Sens de l’organisation et grande rigueur.– Réactivité, polyvalence et autonomie.– Discrétion, fiabilité et sens du service.– Excellentes capacités de communication, à l’oral comme à l’écrit.