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À propos de l'entreprise
Atlas Capital est une banque d'investissement indépendante proposant des services sur mesure en banque d'investissement, gestion d'actifs, gestion de patrimoine, immobilier et assurance. L'entreprise est reconnue comme la banque d'investissement privilégiée des grands groupes, entrepreneurs et investisseurs institutionnels.
Description du poste
La Chargée administrative assure la gestion administrative quotidienne de la société et le bon fonctionnement opérationnel des projets immobiliers. Elle constitue un point de coordination central entre les équipes internes, prestataires, entreprises et partenaires, en garantissant la traçabilité des documents et le respect des circuits de validation.
Responsabilités principales
- Administration générale : Accueil physique et téléphonique, traitement des courriers et documents, gestion des fournitures et prestataires, classement et archivage physique et digital
- Suivi administratif des projets immobiliers : Centralisation des factures et décomptes, vérification de la complétude administrative, organisation du circuit de validation, transmission à la Direction Financière
- Gestion documentaire : Maintien d'une base documentaire structurée, classement des marchés et contrats, assurance de la traçabilité et du respect des circuits internes
- Suivi des paiements : Mise à jour des tableaux de suivi, relances auprès des intervenants, interface entre équipes techniques et Direction Financière
- Appui à l'Administration des Ventes : Suivi administratif des dossiers acquéreurs en CRM, gestion des échéanciers et encaissements, préparation des dossiers notariés
Compétences techniques requises
- Très bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques
- Capacité à construire et maintenir des tableaux de suivi fiables
- Bonne compréhension des processus de facturation et de paiement
- Connaissance des circuits administratifs liés aux marchés de travaux
- Maîtrise d'un CRM ou logiciel de gestion immobilière (GECIMMO un plus)
- Excellente maîtrise du français écrit et oral
Qualités essentielles
- Très grande rigueur et sens de l'organisation
- Autonomie et proactivité
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
- Aisance relationnelle et sens du service
- Discrétion et confidentialité
- Fiabilité dans le suivi des chiffres et échéances
Profil recherché
Formation : Bac+3 en gestion, administration, finance ou commerce
Expérience : Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction administrative polyvalente, idéalement auprès d'un promoteur immobilier ou d'un acteur de la construction.
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