Assistant(e) Exécutif(ve) – Asset Management

Introduction au poste

L'Executive Assistant assure un support exécutif, organisationnel et opérationnel de haut niveau auprès de l'équipe Asset Management. Il / elle contribue à l'optimisation du temps, à la fluidité de la coordination interne et externe et à la qualité de l'exécution quotidienne, dans un environnement exigeant, confidentiel et à forte intensité.

Votre rôle

1. Assistance exécutive et gestion du temps

• Assurer la gestion avancée des agendas complexes et multi priorités de la direction de l'équipe Asset Management
• Arbitrer les urgences, anticiper les conflits d'agenda et assurer une replanification proactive
• Protéger le temps du top management en apportant une vision d'ensemble et une organisation rigoureuse
• Gérer simultanément plusieurs échéances avec un haut niveau de fiabilité

2. Support exécutif et efficacité opérationnelle

• Préparer les dossiers, notes, synthèses et supports nécessaires aux réunions d'investissement, comités et décisions internes
• Structurer l'information et assurer une mise en forme claire, précise et professionnelle
• Contribuer à la préparation de présentations, reportings et documents sensibles
• Assurer une exécution fiable et précise dans un environnement à forte intensité et sous contrainte de délais

3. Coordination et communication professionnelle

• Être l'interface de confiance entre l'équipe Asset Management, les interlocuteurs internes et les partenaires externes
• Assurer une communication écrite et orale irréprochable, en français et en anglais
• Gérer les flux d'information avec discernement, confidentialité et sens des priorités
• Identifier les situations à risque et contribuer à leur résolution en amont

4. Organisation logistique et déplacements

• Organiser les déplacements professionnels de l'équipe Asset Management, incluant transports, hébergements, visas et assurances le cas échéant
• Anticiper les contraintes logistiques et gérer les imprévus avec réactivité
• Coordonner les aspects pratiques liés aux réunions externes et événements professionnels

5. Gestion administrative et confidentialité

• Assurer un suivi rigoureux des dépenses, notes de frais et demandes administratives liées à l'activité de l'équipe
• Organiser, classer et maintenir les documents et bases de données dans le respect des procédures internes
• Appliquer strictement les règles de confidentialité et de sécurité de l'information
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs

Votre équipe

Rattaché(e) à l'équipe Asset Management, en lien fonctionnel avec la Direction du Capital Humain

Vos qualifications

Formation et expérience

• Formation supérieure Bac plus 3 ou équivalent
• Première expérience réussie en tant qu'Executive Assistant, idéalement dans un environnement financier ou à forte exigence de confidentialité
• Exposition à des contextes internationaux appréciée

Compétences linguistiques

• Trilingue français, anglais et arabe, à l'oral comme à l'écrit

Compétences et savoir-faire

• Excellente organisation et capacité à gérer des agendas complexes et des priorités multiples
• Capacité de structuration, de synthèse et de rédaction de documents sensibles
• Aisance relationnelle et sens du service
• Rigueur, fiabilité et sens aigu du détail
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de planification
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité
• Posture professionnelle, posée et fiable
• Capacité d'anticipation et réactivité face aux imprévus
• Capacité à travailler sous pression avec précision et sang-froid
• Esprit d'équipe et sens des priorités
• Capacité à apprendre rapidement et à s'adapter à un environnement exigeant

Processus de recrutement

1. Pré-sélection sur CV
2. Jobzyn AI Interview
3. Rencontre des équipes du recruteur