Office Manager & Coordinateur Administratif et Financier
Cantor Real Estate est une plateforme de structuration, de réalisation et de gestion d'opérations immobilières. Dans le cadre de son développement, elle recherche un(e) Office Manager pour accompagner l'ensemble de l'équipe et garantir le bon fonctionnement administratif, financier et opérationnel de son siège à Casablanca.
Rattaché(e) à la Direction Générale, l'Office Manager occupe une fonction centrale. Il ou elle assiste l'équipe au quotidien, anticipe les besoins de l'organisation et veille à la fluidité des opérations internes.
Responsabilités
1. Assistance à la Direction et aux équipes
- Organiser les agendas, réunions, déplacements et rendez-vous, et préparer les supports ou documents nécessaires.
- Assurer le suivi des demandes internes, la circulation de l'information et le soutien opérationnel de l'équipe.
- Préparer les courriers, comptes rendus et documents administratifs courants.
2. Gestion et fonctionnement du siège
- Anticiper les besoins matériels, logistiques et administratifs du bureau.
- Gérer les approvisionnements, commandes, fournisseurs, contrats, abonnements, assurances et prestations.
- Veiller à la bonne tenue des locaux et mettre rapidement en œuvre les solutions appropriées aux dysfonctionnements.
- Assurer la coordination avec les équipes internes et les prestataires du support informatique (IT).
3. Suivi budgétaire, trésorerie et comptabilité
- Participer à l'élaboration et au suivi du budget de fonctionnement, des dépenses, engagements et échéances.
- Assurer le suivi des factures fournisseurs, paiements et encaissements, et préparer les prévisions de trésorerie.
- Alerter la Direction sur les écarts budgétaires, échéances ou besoins de financement à court terme.
- Coordonner avec le fiduciaire la collecte, le contrôle et la transmission des pièces comptables et le suivi des échéances.
4. Gestion documentaire et archivage
- Structurer et maintenir un système de classement physique et numérique efficace.
- Centraliser, classer et archiver les dossiers administratifs, financiers et opérationnels des équipes.
- Veiller à la complétude, à la confidentialité et à l'accessibilité des documents.
5. Relations avec Cantor Capital Group
- Être l'interlocuteur(trice) opérationnel(le) de la maison-mère sur les sujets administratifs et financiers.
- Collecter et transmettre les pièces nécessaires aux refacturations intercompagnies, puis contrôler, rapprocher et suivre les flux intercos.
- Assurer le suivi des demandes, échéances et points en suspens, et contribuer à un reporting administratif et financier fiable.
Profil recherché
- Formation supérieure en gestion, administration, finance ou assistanat de direction.
- Expérience réussie en office management, assistanat de direction élargi ou coordination administrative et financière.
- Bonne compréhension des fondamentaux de la comptabilité, du suivi budgétaire et de la trésorerie.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel, Word et PowerPoint.
- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles en français ; l'anglais professionnel est un atout.
Compétences et qualités clés
- Anticipation : identifier les besoins et agir avant qu'ils ne deviennent bloquants.
- Agilité : gérer simultanément des sujets de natures différentes et ajuster rapidement les priorités.
- Rigueur : fiabiliser le suivi des chiffres, documents, échéances et engagements.
- Autonomie : prendre des initiatives, proposer des solutions et assurer leur mise en œuvre.
- Sens du service : faciliter le travail de l'équipe et collaborer avec des interlocuteurs variés.
- Discrétion : garantir la confidentialité des informations administratives et financières.
- Structuration : mettre en place et améliorer les processus internes.
- Relationnel : communiquer avec clarté, diplomatie et esprit d'équipe.
Type de contrat : CDI
Mise en forme par Postule ·
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